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Capítulo 1
O que é EDI?
EDI é a sigla de Electronic Data Interchange, que em tradução livre, significa Troca Eletrônica de Dados e é talvez a maior linguagem de comunicação entre sistemas. Através deste tipo de diálogo, o usuário que antes precisava de inúmeros papéis e documentos diferentes para fazer uma única operação, precisa apenas de um arquivo digital, com todas as informações estruturadas. Por este motivo, a comunicação do tipo EDI vem conquistando cada vez mais espaço nas empresas, mesmo as de pequeno porte. Hoje, os arquivos EDIs são utilizados nas mais diversas áreas. Averbações de transporte utilizam o EDI para recepcionar os dados da carga, veículo e motorista que estão realizando o transporte. É também possível utilizar arquivos EDIs para comunicação entre sistemas próprios e de contabilizações. Este formato de mensagem pode ser utilizado também para troca de informações sobre pedidos, cotações, entregas, etc.
Como essa comunicação é feita?
Cada arquivo EDI tem uma finalidade diferente. É apresentado através de um arquivo digital, em formato de texto (.txt) com a sua estrutura predefinida em um layout, que em casos de transporte é fornecido pelo embarcador e em outras situações como averbações, contabilizações, registros de atividades, etc. o layout é fornecido pela prestadora do serviço. Um arquivo EDI combina todas as informações que são necessárias para uma determinada operação, como emissão de CT-e, por exemplo, que segue conforme configuração de linguagem padronizada através do layout, fazendo com que sistemas interajam entre si, com o mínimo de intervenção humana.
Como funciona na prática a troca de informações via EDI?
Um primeiro documento é gerado, obedecendo as regras estipuladas em layout, para que então sejam enviadas ao receptor todas as informações que serão convertidas em lançamentos, assim que importadas para outro sistema. Dessa maneira a linguagem é estabelecida com a troca de informações entre os sistemas do emissor e do receptor do arquivo, que por sua vez também poderá gerar outro arquivo EDI para manter esta comunicação.
O emissor ou embarcador gera os documentos que serão enviados para outra empresa.
Os documentos serão processados por um sistema que gere arquivos EDI.
Este arquivo EDI deve ser enviado para o receptor de forma previamente acordada.
O receptor ou destinatário do arquivo importará o EDI para seu sistema, que interpretará os dados informados.
Após importados os arquivos, o receptor/destinatário dará continuidade no processo.
O sistema gerará um arquivo de informações estruturadas no formato .txt, formando um novo arquivo EDI.
EDI PADRÃO PROCEDA
A partir da necessidade de modernização e padronização dos arquivos EDIs para o ramo de transporte, nos anos 90, uma empresa chamada Proceda (hoje TIVIT), criou modelos de arquivos EDIs que se adaptassem às necessidades das transportadoras, para que estas pudessem trocar arquivos com seus clientes, em funções diferentes. A padronização destes arquivos, inicialmente levou o nome de "EDI Transportes", entretanto, devido à sua grande aceitação e aprovação por parte das empresas no setor de transportes, foi adotado o nome de EDI padrão Proceda.
E cada um destes arquivos tem o seu layout padrão e único. Todavia, é comum encontrarmos diversas versões dos layouts EDI Proceda, e isso ocorre porque muitas empresas utilizam o EDI Proceda apenas como base para gerar o seu EDI próprio, contendo as informações necessárias.
O EDI padrão Proceda pode também ser encontrado em versões diferentes (ex: PROCEDA 3.0, 3.1, 5.0) que existem devido às atualizações e adaptações para o processo de trabalho e sistemas de cada embarcador. Assim como as atualizações de aplicativos e de sistemas são necessárias para manter uma operação rodando normalmente, as atualizações de EDI também são essenciais para que ambos funcionem corretamente juntos.
Agora que você está ciente da comunicação estabelecida através dos arquivos EDIS, a partir dos próximos capítulos vamos dar início na explicação individual de cada tipo de EDI Proceda, começando pelo NOTFIS.
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